엑셀 IF 함수 사용법｜조건에 따라 결과 자동 표시하기 [엑셀 실무 1]

엑셀에서는 숫자를 계산하는 것만큼이나 조건에 따라 결과를 구분하는 일이 많습니다.

목표를 달성했는지, 입력하지 않은 항목이 있는지, 납기일이 지났는지 등을 일일이 확인하려면 생각보다 많은 시간이 걸립니다.

이럴 때 사용하는 대표적인 함수가 IF입니다.

IF 함수를 사용하면 지정한 조건을 엑셀이 판단하고, 조건을 만족했을 때와 만족하지 않았을 때 서로 다른 결과를 자동으로 표시할 수 있습니다.

이번 글에서는 IF 함수의 기본 구조부터 목표 달성 여부, 빈칸 확인, 기한 초과 표시, 여러 조건을 함께 확인하는 방법까지 알아보겠습니다.

※ 이 글은 Excel 2016을 기준으로 작성했으며, Microsoft 365를 비롯한 이후 버전에서도 같은 방식으로 사용할 수 있습니다.

IF 함수란?

IF 함수는 하나의 조건을 확인한 뒤 결과를 두 가지로 나눠 표시하는 함수입니다.

기본 구조는 다음과 같습니다.

=IF(조건, 조건이 참일 때 표시할 값, 조건이 거짓일 때 표시할 값)

예를 들어 실적이 목표 이상이면 ‘달성’, 목표보다 작으면 ‘미달’이라고 표시할 수 있습니다.

수식의 구조를 말로 바꾸면 다음과 같습니다.

지정한 조건이 맞으면 첫 번째 결과를 표시하고, 조건이 맞지 않으면 두 번째 결과를 표시해 줘.

이 기본 구조만 이해하면 자신의 업무표에 맞게 조건과 결과를 바꿔 다양하게 활용할 수 있습니다.

IF 함수에서 사용하는 비교 기호

IF 함수로 조건을 만들 때는 다음과 같은 비교 기호를 사용합니다.

비교 기호	의미	사용 예시
=	같다	A3="완료"
>	크다	C3>100
<	작다	C3<100
>=	크거나 같다	C3>=100
<=	작거나 같다	C3<=100
<>	같지 않다	A3<>"완료"

>=와 <=처럼 두 개의 기호를 함께 사용할 때는 순서에 주의해야 합니다.

예를 들어 ‘100 이상’은 =>100이 아니라 >=100으로 입력해야 합니다.

1. 목표 달성 여부 자동으로 표시하기

먼저 담당별 목표 수량과 실제 실적 수량을 비교해 보겠습니다.

E3 셀에 다음 수식을 입력합니다.

=IF(D3>=C3,"달성","미달")

이 수식은 D3의 실적 수량이 C3의 목표 수량보다 크거나 같은지 확인합니다.

• 실적이 목표 이상이면 ‘달성’
• 실적이 목표보다 작으면 ‘미달’

수식을 입력한 뒤 E3 셀 오른쪽 아래의 채우기 핸들을 아래로 끌면 다른 행에도 같은 조건이 적용됩니다.

수식을 아래로 복사하면 각 행의 셀 주소도 자동으로 바뀝니다.

• E3에서는 D3>=C3
• E4에서는 D4>=C4
• E5에서는 D5>=C5

따라서 같은 수식을 행마다 다시 입력할 필요가 없습니다.

2. 빈칸이 있는지 확인하기

업무용 표를 작성하다 보면 필수 항목이 입력되었는지 확인해야 할 때가 있습니다.

예를 들어 D3 셀에 값을 입력해야 하는 상황이라면 다음 수식을 사용할 수 있습니다.

=IF(D3="","미입력","입력 완료")

여기에서 D3=""는 D3 셀이 비어 있는지를 확인하는 조건입니다.

• D3가 비어 있으면 ‘미입력’
• D3에 값이 있으면 ‘입력 완료’

데이터가 많을수록 빈칸을 눈으로 일일이 찾는 것보다 확인용 열을 하나 만들어 자동으로 구분하는 편이 빠르고 정확합니다.

3. 오늘 날짜를 기준으로 기한 초과 표시하기

IF 함수에 TODAY 함수를 함께 사용하면 오늘 날짜를 기준으로 기한이 지났는지 확인할 수 있습니다.

납기일이 F3 셀에 입력되어 있다면 G3 셀에 다음 수식을 입력합니다.

=IF(F3<TODAY(),"기한 초과","기한 내")

TODAY()는 컴퓨터에 설정된 오늘 날짜를 불러오는 함수입니다.

따라서 F3의 납기일이 오늘보다 이전이면 ‘기한 초과’, 오늘이거나 이후라면 ‘기한 내’라고 표시됩니다.

파일을 다음 날 다시 열거나 수식이 다시 계산되면 오늘 날짜도 자동으로 변경됩니다. 기한 상태를 매일 직접 수정할 필요가 없는 이유입니다.

다만 이미 완료된 업무까지 ‘기한 초과’라고 표시되면 실제 관리 상황과 맞지 않을 수 있습니다.

진행 상태가 E3 셀에 입력되어 있다면 다음과 같이 IF 함수 안에 IF 함수를 한 번 더 넣을 수 있습니다.

=IF(E3="완료","완료",IF(F3<TODAY(),"기한 초과","진행 중"))

이 수식은 먼저 진행 상태를 확인합니다.

• E3가 ‘완료’이면 ‘완료’
• 완료되지 않았고 납기일이 지났으면 ‘기한 초과’
• 완료되지 않았지만 납기일이 지나지 않았으면 ‘진행 중’

IF 함수 안에 다른 IF 함수를 넣는 것을 ‘중첩 IF’라고 합니다.

중첩 IF를 사용하면 결과를 세 가지 이상으로 나눌 수 있지만, 너무 많이 중첩하면 수식이 길어지고 수정하기 어려워질 수 있습니다. 처음에는 두 단계 정도의 조건부터 사용하는 것이 좋습니다.

4. 두 가지 조건을 모두 만족하는지 확인하기

두 가지 이상의 조건을 모두 만족해야 한다면 IF 함수와 AND 함수를 함께 사용합니다.

예를 들어 품질 점수와 납기 점수가 각각 80점 이상일 때만 ‘승인’으로 표시한다고 가정해 보겠습니다.

=IF(AND(C3>=80,D3>=80),"승인","재검토")

AND 함수 안에는 확인할 조건을 쉼표로 구분해 입력합니다.

AND(C3>=80,D3>=80)

이 경우 다음 두 조건을 모두 만족해야 합니다.

• C3의 품질 점수가 80점 이상
• D3의 납기 점수가 80점 이상

두 점수가 모두 80점 이상이면 ‘승인’, 둘 중 하나라도 80점보다 낮으면 ‘재검토’로 표시됩니다.

즉, AND는 여러 조건이 모두 참일 때 사용하는 함수입니다.

5. 여러 조건 중 하나만 만족해도 표시하기

여러 조건 중 하나만 만족해도 같은 결과를 표시하려면 OR 함수를 사용합니다.

예를 들어 요청 구분이 ‘긴급’이거나 납기일이 이미 지났다면 ‘우선 처리’라고 표시해 보겠습니다.

H3 셀에 다음 수식을 입력합니다.

=IF(OR(F3="긴급",G3<TODAY()),"우선 처리","일반")

이 수식은 다음 조건 중 하나라도 만족하면 ‘우선 처리’로 표시합니다.

• F3의 요청 구분이 ‘긴급’인 경우
• G3의 납기일이 오늘보다 이전인 경우

두 조건을 모두 만족하지 않을 때만 ‘일반’으로 표시됩니다.

정리하면 AND와 OR의 차이는 다음과 같습니다.

• AND : 입력한 모든 조건을 만족해야 함
• OR : 입력한 조건 중 하나만 만족해도 됨

IF 함수 사용 시 자주 생기는 오류

문자를 큰따옴표로 감싸지 않은 경우

결과로 문자를 표시하려면 반드시 큰따옴표로 감싸야합니다.

잘못된 수식:

=IF(D3>=C3,달성,미달)

올바른 수식:

=IF(D3>=C3,"달성","미달")

큰따옴표가 없으면 엑셀이 ‘달성’과 ‘미달’을 셀 이름이나 정의된 이름으로 인식해 오류가 발생할 수 있습니다.

반면 숫자를 결과로 표시할 때는 큰따옴표가 필요하지 않습니다.

=IF(D3>=C3,1,0)

비교 기호의 순서를 반대로 입력한 경우

‘100 이상’을 표시하려면 다음과 같이 입력해야 합니다.

D3>=100

D3=>100처럼 순서를 반대로 입력하면 정상적인 조건으로 인식되지 않습니다.

숫자가 문자로 저장된 경우

셀에 숫자가 보이더라도 실제로는 문자 형식으로 저장되어 있을 수 있습니다.

이런 경우 IF 함수의 비교 결과가 예상과 다르게 나올 수 있습니다.

셀 왼쪽 위에 녹색 삼각형이 표시되거나 숫자가 기본적으로 왼쪽 정렬되어 있다면 문자로 저장되었을 가능성이 있습니다.

오류 표시를 클릭해 숫자로 변환하거나, 필요한 경우 VALUE 함수를 사용해 문자 형식의 숫자를 실제 숫자로 바꿀 수 있습니다.

괄호나 쉼표가 빠진 경우

IF 함수는 조건과 두 가지 결과를 쉼표로 구분하고, 전체 내용을 괄호 안에 입력합니다.

=IF(조건,참일 때,거짓일 때)

수식이 길어질수록 괄호나 쉼표가 빠지기 쉬우므로, 엑셀에서 표시하는 함수 안내를 보면서 입력하는 것이 좋습니다.

IF 함수는 다른 함수와 함께 사용할 때 더 유용하다

IF 함수의 기본 역할은 조건에 따라 두 가지 결과 중 하나를 표시하는 것입니다.

하지만 실제 업무에서는 다른 함수와 결합하면서 활용 범위가 더 넓어집니다.

• IF+AND : 여러 조건을 모두 만족하는지 확인
• IF+OR : 여러 조건 중 하나라도 만족하는지 확인
• IF+TODAY : 오늘 날짜를 기준으로 기한 확인
• IF+VLOOKUP : 다른 표에서 찾은 값에 따라 결과 구분
• IF+IFERROR : 수식 오류가 발생했을 때 결과 처리

처음부터 복잡한 수식을 외울 필요는 없습니다.

먼저 다음 기본 구조를 이해하는 것이 중요합니다.

=IF(확인할 조건,조건이 맞을 때,조건이 아닐 때)

이 구조만 이해하면 자신의 업무표에 맞게 조건과 표시 문구를 바꿔 다양하게 사용할 수 있습니다.

핵심 내용 정리

이번 글에서 사용한 대표적인 수식은 다음과 같습니다.

목표 달성 여부:

=IF(D3>=C3,"달성","미달")

빈칸 입력 여부:

=IF(D3="","미입력","입력 완료")

기한 초과 여부:

=IF(F3<TODAY(),"기한 초과","기한 내")

모든 조건을 만족하는지 확인:

=IF(AND(C3>=80,D3>=80),"승인","재검토")

여러 조건 중 하나를 만족하는지 확인:

=IF(OR(F3="긴급",G3<TODAY()),"우선 처리","일반")

엑셀 함수는 수식을 그대로 외우는 것보다 어떤 상황에서 사용하는지를 이해하는 것이 더 중요합니다.

IF 함수로 조건을 나누는 방법을 익혀두면 실적 관리, 일정 확인, 평가표, 재고 관리 등 다양한 업무에서 반복적인 확인 작업을 줄일 수 있습니다.

다음 글에서는 특정 조건에 맞는 값의 합계와 개수를 구하는 SUMIF와 COUNTIF 함수 사용법을 알아보겠습니다.

참고 자료

• Microsoft Support, IF 함수
• Microsoft Support, IF와 AND·OR·NOT 함수 함께 사용하기
• Microsoft Support, Excel 수식에서 함수와 중첩 함수 사용하기