엑셀 피벗테이블 활용법｜필터 적용과 데이터 새로 고침하기

피벗테이블을 만들었다면 이제 원하는 조건만 선택해 보고, 계산 방법을 바꾸고, 새로 추가된 데이터를 결과에 반영할 수 있어야 합니다.

예를 들면 다음과 같습니다.

• 완료된 주문만 따로 확인하기
• 주문 금액의 합계 대신 주문 건수 계산하기
• 담당별 평균 주문 금액 비교하기
• 원본에 새 주문을 추가하고 결과 갱신하기
• 새로 고쳐도 추가한 데이터가 나오지 않는 원인 찾기

지난 글에서는 주문 내역을 이용해 담당별·제품별 피벗테이블을 만드는 방법을 알아봤습니다.

피벗테이블을 처음 만드는 방법이 궁금하다면 이전 글인 ‘엑셀 피벗테이블 만드는 법｜담당별·제품별 실적 요약하기’를 먼저 참고해 보세요.

이번 글에서는 앞에서 만든 피벗테이블을 그대로 이용해 진행 상태 필터를 적용하고, 합계·개수·평균으로 계산 방법을 변경하는 방법을 알아보겠습니다.

마지막에는 원본 데이터를 추가한 뒤 피벗테이블을 새로 고치는 방법도 함께 정리하겠습니다.

※ 이 글은 Windows용 Excel 2016을 기준으로 작성했으며, Microsoft 365를 비롯한 이후 버전에서도 같은 방식으로 사용할 수 있습니다. 버전에 따라 메뉴의 위치나 이름은 조금 다를 수 있습니다.

이번 글에서 사용할 피벗테이블

이전 글에서는 다음과 같이 필드를 배치했습니다.

• 행: 담당
• 열: 제품
• 값: 주문 금액

완성된 피벗테이블의 전체 주문 금액은 12,750,000원이었습니다.

담당	제품 A	제품 B	제품 C	총합계
A팀	1,450,000	1,100,000	2,800,000	5,350,000
B팀	1,050,000	2,450,000	950,000	4,450,000
C팀	700,000	1,350,000	900,000	2,950,000
총합계	3,200,000	4,900,000	4,650,000	12,750,000

이번 글에서는 여기에 ‘진행 상태’를 추가하고 값 계산 방법을 변경해 보겠습니다.

1. 진행 상태를 필터 영역에 추가하기

피벗테이블 안의 셀을 선택하면 오른쪽에 피벗 테이블 필드 목록이 나타납니다.

필드 목록에서 ‘진행 상태’를 아래쪽의 필터 영역으로 끌어다 놓습니다.

이번 예제의 필드 배치는 다음과 같이 됩니다.

• 필터: 진행 상태
• 열: 제품
• 행: 담당
• 값: 주문 금액

피벗테이블 위쪽에 ‘진행 상태’라는 필터가 추가됩니다.

필터 영역에 항목을 넣어도 원본 데이터가 삭제되거나 변경되는 것은 아닙니다. 피벗테이블에서 표시할 결과만 선택하는 방식입니다.

2. 완료된 주문만 표시하기

피벗테이블 위쪽에 추가된 ‘진행 상태’ 필터 버튼을 누릅니다.

목록에는 원본 데이터에 입력된 항목이 표시됩니다.

• 완료
• 진행
• 보류

여기에서 ‘완료’를 선택하고 확인을 누릅니다.

그러면 진행 중이거나 보류된 주문은 제외되고, 완료된 주문만 피벗테이블에 표시됩니다.

예제 데이터에서 완료된 주문 금액의 합계는 8,600,000원입니다.

담당	제품 A	제품 B	제품 C	총합계
A팀	1,450,000	-	2,800,000	4,250,000
B팀	1,050,000	1,250,000	-	2,300,000
C팀	700,000	1,350,000	-	2,050,000
총합계	3,200,000	2,600,000	2,800,000	8,600,000

값이 표시되지 않은 칸은 해당 담당과 제품의 조합에 완료된 주문이 없다는 뜻입니다.

원본 데이터가 삭제되거나 누락되었다는 의미는 아닙니다.

필터를 다시 전체 데이터로 되돌리려면 진행 상태 필터를 누르고 ‘모두’를 선택합니다.

3. 여러 항목을 함께 선택하기

완료와 진행 상태를 함께 보고 싶다면 필터 창에서 ‘여러 항목 선택’을 사용할 수 있습니다.

진행 상태 필터를 누른 뒤 ‘여러 항목 선택’을 체크하고 다음 항목을 선택합니다.

• 완료
• 진행

확인을 누르면 보류 상태만 제외되고 완료와 진행 상태의 주문이 함께 표시됩니다.

여러 항목 선택 기능은 다음과 같은 상황에서 활용할 수 있습니다.

• 완료와 진행 업무만 함께 확인
• 특정 담당자 여러 명만 선택
• 필요한 제품군만 선택
• 특정 월이나 분기만 비교

필터가 적용된 상태에서는 전체 합계가 아니라 선택한 항목의 합계가 표시된다는 점에 주의해야 합니다.

보고서에 피벗테이블을 사용할 때는 어떤 필터가 적용되어 있는지도 함께 확인하는 것이 좋습니다.

4. 합계 대신 주문 건수 구하기

피벗테이블의 값 영역은 합계만 계산하는 곳이 아닙니다.

같은 주문 금액 필드를 사용해 개수나 평균을 구할 수도 있습니다.

먼저 진행 상태 필터를 ‘모두’로 되돌립니다.

그다음 값 영역에 있는 ‘합계: 주문 금액’ 오른쪽의 화살표를 누르고 ‘값 필드 설정’을 선택합니다.

값을 요약하는 방법에서 ‘개수’를 선택하고 확인을 누릅니다.

이제 금액의 합계가 아니라 주문 건수가 표시됩니다.

예제 데이터에는 총 12건의 주문이 있습니다.

담당	제품 A	제품 B	제품 C	총합계
A팀	2	1	2	5
B팀	1	2	1	4
C팀	1	1	1	3
총합계	4	4	4	12

A팀은 총 5건, B팀은 4건, C팀은 3건의 주문이 있다는 것을 확인할 수 있습니다.

합계와 개수의 차이는 다음과 같습니다.

• 합계: 주문 금액을 모두 더한 결과
• 개수: 조건에 해당하는 주문 건수

금액 규모를 비교하려면 합계를 사용하고, 업무나 주문이 몇 건인지 확인하려면 개수를 사용합니다.

5. 담당별 평균 주문 금액 구하기

같은 방법으로 평균도 계산할 수 있습니다.

값 영역에 있는 필드의 화살표를 누르고 다음과 같이 진행합니다.

값 필드 설정 → 값 요약 기준 → 평균

전체 주문 금액은 12,750,000원이고 주문은 총 12건이므로 전체 평균 주문 금액은 1,062,500원입니다.

12,750,000 ÷ 12 = 1,062,500

피벗테이블에서는 담당별·제품별 평균도 자동으로 계산됩니다.

평균을 사용할 때는 결과가 어떤 데이터의 평균인지 확인해야 합니다.

예를 들어 담당별 평균 주문 금액과 제품별 평균 주문 금액은 서로 다른 의미를 가지므로, 행과 열에 어떤 필드가 배치되어 있는지 함께 확인하는 것이 좋습니다.

확인이 끝나면 계산 방법을 다시 ‘합계’로 되돌립니다.

6. 합계와 비율을 함께 표시하기

피벗테이블에서는 같은 주문 금액 필드를 값 영역에 두 번 넣을 수 있습니다.

필드 목록의 ‘주문 금액’을 값 영역으로 한 번 더 끌어다 놓습니다.

값 영역에는 다음과 같이 주문 금액 필드가 두 개 표시됩니다.

• 합계: 주문 금액
• 합계: 주문 금액2

두 번째 주문 금액 필드의 화살표를 누르고 ‘값 필드 설정’을 선택합니다.

그다음 ‘값 표시 형식’ 또는 ‘값 표시 방법’ 탭에서 ‘총합계에 대한 비율’을 선택합니다.

이제 첫 번째 값에는 실제 주문 금액이 표시되고, 두 번째 값에는 전체 주문 금액에서 차지하는 비율이 표시됩니다.

예를 들어 A팀의 주문 금액은 5,350,000원입니다.

전체 주문 금액 12,750,000원을 기준으로 계산하면 A팀의 비율은 약 42%입니다.

5,350,000 ÷ 12,750,000 ≒ 42%

금액과 비율을 함께 표시하면 실적 규모뿐 아니라 전체에서 차지하는 비중도 확인할 수 있습니다.

다만 처음 피벗테이블을 사용한다면 합계·개수·평균을 먼저 익힌 뒤 비율 기능을 활용하는 것이 좋습니다.

7. 원본 데이터에 새로운 주문 추가하기

이번에는 원본 표의 마지막 행 아래에 다음 주문 두 건을 추가해 보겠습니다.

날짜	담당	제품	진행 상태	주문 금액
2026-09-15	C팀	제품 A	완료	800,000
2026-09-18	B팀	제품 C	완료	1,000,000

앞의 글에서 원본 범위를 엑셀 표로 변환했다면 마지막 행 바로 아래에 데이터를 입력하는 순간 표 범위도 함께 확장됩니다.

하지만 원본 표에 데이터를 추가했다고 피벗테이블의 결과가 항상 즉시 바뀌는 것은 아닙니다.

피벗테이블에는 기존 결과인 12,750,000원이 그대로 표시될 수 있습니다.

이때 필요한 작업이 ‘새로 고침’입니다.

8. 피벗테이블 새로 고침 하기

피벗테이블 안의 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 ‘새로 고침’을 선택합니다.

또는 피벗테이블 안의 셀을 선택한 뒤 다음 경로를 사용할 수 있습니다.

피벗 테이블 분석 → 새로 고침

새로운 주문 1,800,000원이 정상적으로 반영되면 총합계는 다음과 같이 변경됩니다.

기존 합계 12,750,000원
추가 금액  1,800,000원
변경 합계 14,550,000원

완료 상태 필터를 적용하면 완료된 주문 합계도 기존 8,600,000원에서 10,400,000원으로 변경됩니다.

먼저 ‘데이터 원본 변경’을 선택합니다.

원본 범위를 B2:F16으로 변경하고 확인을 누릅니다.

새로 고침을 실행하면 총합계가 14,550,000원으로 변경됩니다.

파일 안에 피벗테이블이 여러 개 있다면 ‘모두 새로 고침’을 사용할 수 있습니다.

Microsoft 공식 안내에서도 원본 데이터가 추가되거나 변경되면 피벗테이블을 새로 고쳐 결과에 반영할 수 있다고 설명합니다.

9. 새로 고쳐도 추가한 데이터가 나오지 않을 때

새로 고침을 실행했는데 추가한 주문이 결과에 포함되지 않는 경우가 있습니다.

이때는 원본 데이터가 엑셀 표로 만들어졌는지 확인해야 합니다.

원본이 엑셀 표인 경우

엑셀 표의 마지막 행 바로 아래에 데이터를 추가하면 표 범위가 자동으로 확장됩니다.

피벗테이블을 새로 고치면 추가된 행이 결과에 포함됩니다.

원본 셀을 선택했을 때 리본 메뉴에 ‘표 디자인’ 탭이 나타난다면 엑셀 표로 만들어진 상태입니다.

원본이 일반 셀 범위인 경우

피벗테이블을 만들 때 원본 범위를 B2:F14로 지정했다면 15행과 16행에 입력한 데이터는 기존 범위 밖에 있습니다.

새로 고침만으로는 범위 밖의 데이터가 포함되지 않을 수 있습니다.

이 경우 피벗테이블 안의 셀을 선택하고 다음 경로를 확인합니다.

피벗 테이블 분석 → 데이터 원본 변경

원본 범위를 다음과 같이 새 행까지 변경합니다.

$B$2:$F$16

확인을 누른 뒤 피벗테이블을 다시 새로 고칩니다.

데이터가 계속 추가되는 업무표라면 매번 원본 범위를 변경하기보다 원본을 엑셀 표로 만들어 사용하는 것이 편리합니다.

10. 파일을 열 때 자동으로 새로 고치기

Excel 2016에서는 피벗테이블이 원본 변경과 동시에 자동으로 갱신되지 않을 수 있습니다.

대신 파일을 열 때 피벗테이블을 자동으로 새로 고치도록 설정할 수 있습니다.

피벗테이블 안의 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 다음과 같이 진행합니다.

피벗 테이블 옵션 → 데이터 → 파일을 열 때 데이터 새로 고침

해당 항목을 선택하고 확인을 누릅니다.

이 설정을 사용하면 파일을 다시 열 때 피벗테이블의 결과가 원본 데이터에 맞게 갱신됩니다.

다만 외부 데이터나 많은 자료가 연결된 파일은 열리는 시간이 길어질 수 있으므로 파일의 용도에 맞게 설정하는 것이 좋습니다.

11. 새로 고친 뒤 열 너비가 바뀌는 경우

피벗테이블을 새로 고칠 때마다 열 너비가 자동으로 바뀌는 경우가 있습니다.

직접 조정한 열 너비를 유지하려면 피벗테이블 옵션의 ‘레이아웃 및 서식’ 항목을 확인합니다.

• 업데이트할 때 열 너비 자동 맞춤: 선택 해제
• 업데이트할 때 셀 서식 유지: 선택

메뉴 이름은 Excel 버전에 따라 조금 다를 수 있습니다.

보고서 형태로 피벗테이블을 사용할 때는 열 너비와 숫자 서식이 유지되는지도 함께 확인하는 것이 좋습니다.

피벗테이블 필터와 원본 필터의 차이

원본 표에도 필터 버튼이 있고 피벗테이블에도 필터가 있어 처음에는 혼동할 수 있습니다.

구분	역할
원본 표 필터	원본 표에서 화면에 보일 행을 선택
피벗테이블 필터	피벗테이블의 계산과 표시 결과를 선택

원본 표에서 행을 숨겼다고 해서 피벗테이블의 계산 결과가 자동으로 달라지는 것은 아닙니다.

피벗테이블에서 특정 상태나 담당만 계산하려면 피벗테이블 자체의 필터를 사용하는 것이 좋습니다.

피벗테이블 사용 시 자주 확인할 문제

필터가 적용된 사실을 놓친 경우

피벗테이블의 합계가 예상보다 작다면 필터가 적용되어 있는지 확인합니다.

진행 상태, 담당, 제품 등의 필터가 일부 항목만 선택한 상태일 수 있습니다.

원본을 수정했지만 결과가 바뀌지 않는 경우

피벗테이블을 새로 고칩니다.

피벗테이블은 원본 셀의 값이 바뀌어도 기존 결과를 계속 표시할 수 있습니다.

추가한 행이 반영되지 않는 경우

원본이 일반 셀 범위라면 추가한 행이 원본 범위에 포함되어 있는지 확인합니다.

반복해서 데이터가 추가된다면 원본을 엑셀 표로 변환하는 것이 좋습니다.

합계가 아닌 개수로 표시되는 경우

주문 금액 열에 문자 형식의 숫자나 다른 문자가 포함되어 있는지 확인합니다.

필요한 경우 값 필드 설정에서 계산 방법을 합계로 변경합니다.

새로 고친 뒤 서식이 달라지는 경우

피벗 테이블 옵션에서 셀 서식 유지와 열 너비 자동 맞춤 설정을 확인합니다.

핵심 내용 정리

이번 글에서 사용한 피벗테이블 활용 방법은 다음과 같습니다.

1. 진행 상태를 필터 영역에 배치합니다.
2. 완료·진행·보류 중 필요한 항목만 선택합니다.
3. 값 필드 설정에서 합계·개수·평균을 변경합니다.
4. 같은 값 필드를 두 번 배치해 금액과 비율을 함께 표시합니다.
5. 원본에 새로운 주문 데이터를 추가합니다.
6. 피벗테이블에서 새로 고침을 실행합니다.
7. 새 행이 반영되지 않으면 원본 범위를 확인합니다.
8. 필요하면 파일을 열 때 자동으로 새로 고치도록 설정합니다.

피벗테이블을 처음 만들 때는 행·열·값 영역을 배치하는 것이 가장 중요합니다.

하지만 실제 업무에서 계속 사용하려면 필터와 새로 고침도 함께 알아두어야 합니다.

특히 원본 데이터가 계속 늘어나는 실적표나 주문 내역에서는 원본을 엑셀 표로 만들고, 피벗테이블을 새로 고치는 습관이 중요합니다.

이렇게 관리하면 매번 합계표를 새로 만들지 않고도 최신 데이터를 기준으로 담당별·제품별 실적을 확인할 수 있습니다.

다음 글에서는 피벗테이블을 차트로 표현하고, 슬라이서를 이용해 담당이나 제품을 버튼처럼 선택하는 방법을 알아보겠습니다.

참고 자료

• Microsoft Support, 피벗테이블 데이터 필터링
• Microsoft Support, 피벗테이블 필드의 요약 함수 또는 사용자 지정 계산 변경
• Microsoft Support, 피벗테이블 데이터 새로 고침
• Microsoft Support, 피벗테이블의 원본 데이터 변경