엑셀 피벗테이블 만드는 법｜담당별·제품별 실적 요약하기

엑셀로 주문 내역이나 실적표를 관리하다 보면 같은 데이터를 여러 기준으로 정리해야 할 때가 많습니다.

예를 들면 다음과 같습니다.

• 담당별 주문 금액 합계
• 제품별 매출 실적
• 담당과 제품을 함께 구분한 실적표
• 전체 주문 금액과 담당별 비중

SUMIF나 SUMIFS 함수를 사용해도 계산할 수 있지만, 확인하려는 기준이 많아지면 수식도 함께 늘어납니다.

이럴 때 사용할 수 있는 기능이 피벗테이블입니다.

피벗테이블을 이용하면 복잡한 수식을 입력하지 않아도 항목을 끌어다 놓는 방식으로 많은 데이터를 빠르게 요약할 수 있습니다.

이번 글에서는 주문 내역을 이용해 피벗테이블을 만들고, 담당별·제품별 주문 금액을 하나의 표로 정리하는 방법을 알아보겠습니다.

※ 이 글은 Windows용 Excel 2016을 기준으로 작성했으며, Microsoft 365를 비롯한 이후 버전에서도 같은 방식으로 사용할 수 있습니다. 버전에 따라 메뉴의 위치나 이름은 조금 다를 수 있습니다.

조건을 지정해 합계와 개수를 구하는 함수가 궁금하다면 이전 글인 엑셀 SUMIF·COUNTIF 함수 사용법｜조건에 맞는 합계와 개수 구하기를 함께 참고해 보세요.

피벗테이블이란?

피벗테이블은 많은 데이터를 원하는 기준으로 묶어 합계, 개수, 평균 등의 결과를 보여주는 기능입니다.

일반적인 함수는 셀에 수식을 입력해 결과를 계산합니다.

반면 피벗테이블은 날짜, 담당, 제품, 진행 상태, 주문 금액과 같은 항목을 행·열·값 영역에 배치해 요약표를 만듭니다.

예를 들어 다음과 같은 질문에 빠르게 답할 수 있습니다.

• A팀의 전체 주문 금액은 얼마인가?
• 제품 A·B·C 중 주문 금액이 가장 큰 제품은 무엇인가?
• 각 담당이 어떤 제품에서 가장 많은 실적을 냈는가?
• 모든 주문의 총합계는 얼마인가?

원본 데이터를 직접 수정하는 것이 아니라, 원본을 기준으로 별도의 요약 결과를 만드는 방식입니다.

1. 피벗테이블에 사용할 원본 데이터 준비하기

이번 글에서는 다음과 같은 주문 내역을 사용하겠습니다.

날짜	담당	제품	진행 상태	주문 금액
2026-08-03	A팀	제품 A	완료	850,000
2026-08-05	B팀	제품 B	진행	1,200,000
2026-08-07	A팀	제품 C	완료	1,500,000
2026-08-10	C팀	제품 A	완료	700,000
2026-08-13	B팀	제품 C	보류	950,000
2026-08-18	A팀	제품 B	진행	1,100,000
2026-08-21	C팀	제품 B	완료	1,350,000
2026-08-25	A팀	제품 A	완료	600,000
2026-09-02	B팀	제품 A	완료	1,050,000
2026-09-05	C팀	제품 C	진행	900,000
2026-09-09	A팀	제품 C	완료	1,300,000
2026-09-12	B팀	제품 B	완료	1,250,000

예제 데이터는 B2:F14 범위에 입력합니다.

• B열: 날짜
• C열: 담당
• D열: 제품
• E열: 진행 상태
• F열: 주문 금액

피벗테이블을 만들기 전에는 원본 자료가 표 형태로 정리되어 있는지 확인해야 합니다.

원본 데이터를 정리할 때는 다음 원칙을 지키는 것이 좋습니다.

• 제목은 한 행에만 입력합니다.
• 모든 열에 제목을 입력합니다.
• 같은 열에는 같은 종류의 데이터를 입력합니다.
• 데이터 중간에 빈 행이나 빈 열을 만들지 않습니다.
• 제목과 데이터 영역에서 셀 병합을 사용하지 않습니다.
• 한 행에는 한 건의 주문이나 업무 기록만 입력합니다.

예를 들어 주문 금액 열에는 숫자만 입력하는 것이 좋습니다.

일부 셀에 850,000원처럼 문자까지 입력되어 있으면 숫자가 아닌 문자로 인식되어 합계가 정상적으로 계산되지 않을 수 있습니다.

2. 원본 범위를 엑셀 표로 변환하기

일반 셀 범위로도 피벗테이블을 만들 수 있지만, 주문 내역처럼 데이터가 계속 추가될 자료라면 원본을 엑셀 표로 변환해 두는 것이 편리합니다.

원본 범위 안의 셀을 하나 선택한 뒤 다음과 같이 진행합니다.

삽입 → 표

단축키 Ctrl+T를 사용해도 됩니다.

표 만들기 창이 열리면 범위가 다음과 같이 선택되어 있는지 확인합니다.

$B$2:$F$14

그다음 ‘머리글 포함’ 또는 ‘머리글이 있는 표’를 선택하고 확인을 누릅니다.

표로 변환하면 제목에 필터 버튼이 생기고, 표 디자인이 자동으로 적용됩니다.

단순히 셀에 색상과 테두리를 넣은 것과 엑셀의 ‘표’ 기능을 적용한 것은 서로 다릅니다.

셀을 선택했을 때 리본 메뉴에 ‘표 디자인’ 탭이 나타난다면 엑셀 표로 변환된 상태입니다.

엑셀 표를 사용하면 이후 원본 데이터가 늘어났을 때 피벗테이블의 범위를 관리하기도 편리합니다. 데이터 추가와 새로 고침 방법은 다음 편에서 자세히 알아보겠습니다.

3. 피벗테이블 만들기

원본 표 안의 셀을 하나 선택합니다.

그리고 다음 경로로 이동합니다.

삽입 → 피벗 테이블

피벗 테이블 만들기 창이 열리면 분석할 표 또는 범위를 확인합니다.

원본을 엑셀 표로 변환했다면 셀 주소 대신 ‘표1’이나 ‘표2’와 같은 표 이름이 표시됩니다.

일반 셀 범위를 사용했다면 다음과 같은 주소가 표시됩니다.

$B$2:$F$14

피벗테이블을 배치할 위치는 ‘새 워크시트’를 선택하는 것이 편리합니다.

진행 순서는 다음과 같습니다.

1. 분석할 표 또는 범위 확인
2. 새 워크시트 선택
3. 확인 클릭

확인을 누르면 새 워크시트가 만들어집니다.

왼쪽에는 빈 피벗테이블 영역이 나타나고 오른쪽에는 ‘피벗 테이블 필드’ 목록이 표시됩니다.

4. 행·열·값 영역 이해하기

피벗 테이블 필드 목록에는 원본 표의 제목이 표시됩니다.

이번 예제에서는 다음 항목이 나타납니다.

• 날짜
• 담당
• 제품
• 진행 상태
• 주문 금액

필드 목록 아래에는 데이터를 배치하는 영역이 있습니다.

영역	역할	이번 예제
필터	특정 조건에 해당하는 결과만 표시	다음 편에서 사용
열	항목을 가로 방향으로 구분	제품
행	항목을 세로 방향으로 구분	담당
값	합계·개수·평균 등을 계산	주문 금액

처음에는 각 영역의 이름보다 결과표에서 어떻게 표시되는지를 이해하는 것이 중요합니다.

• 세로로 나열하려는 항목은 ‘행’
• 가로로 나열하려는 항목은 ‘열’
• 계산하려는 숫자는 ‘값’
• 특정 조건만 선택해서 보려는 항목은 ‘필터’

필드를 잘못 배치하더라도 다시 끌어 옮기면 됩니다.

5. 담당별·제품별 주문 금액 합계 만들기

오른쪽 피벗 테이블 필드 목록에서 항목을 다음과 같이 끌어다 놓습니다.

• 담당 → 행
• 제품 → 열
• 주문 금액 → 값

먼저 ‘담당’을 행 영역에 넣으면 A팀, B팀, C팀이 세로 방향으로 표시됩니다.

‘제품’을 열 영역에 넣으면 제품 A, 제품 B, 제품 C가 가로 방향으로 구분됩니다.

마지막으로 ‘주문 금액’을 값 영역에 넣으면 담당별·제품별 주문 금액 합계가 계산됩니다.

완성된 결과는 다음과 같습니다.

담당	제품 A	제품 B	제품 C	총합계
A팀	1,450,000	1,100,000	2,800,000	5,350,000
B팀	1,050,000	2,450,000	950,000	4,450,000
C팀	700,000	1,350,000	900,000	2,950,000
총합계	3,200,000	4,900,000	4,650,000	12,750,000

A팀은 제품 A에서 1,450,000원, 제품 B에서 1,100,000원, 제품 C에서 2,800,000원의 주문 실적이 있습니다.

A팀의 전체 주문 금액은 5,350,000원입니다.

아래쪽의 총합계에서는 각 제품의 전체 주문 금액을 확인할 수 있고, 오른쪽 아래에서는 모든 주문의 총합계인 12,750,000원을 확인할 수 있습니다.

피벗테이블에서는 같은 원본으로도 필드의 위치를 바꿔 다른 형태의 표를 만들 수 있습니다.

예를 들어 담당과 제품의 위치를 서로 바꾸면 제품이 행에 표시되고 담당이 열에 표시됩니다.

원본 데이터를 다시 만들지 않아도 필드 배치만 변경해 원하는 관점으로 실적을 볼 수 있다는 점이 피벗테이블의 장점입니다.

6. 주문 금액이 합계가 아닌 개수로 표시될 때

주문 금액을 값 영역에 넣었는데 ‘합계: 주문 금액’이 아니라 ‘개수: 주문 금액’으로 표시되는 경우가 있습니다.

대부분 원본의 주문 금액 열에 숫자가 아닌 값이 포함되어 있을 때 발생합니다.

먼저 원본 데이터에서 다음 내용을 확인합니다.

• 숫자 앞뒤에 문자나 단위가 입력되어 있지 않은지
• 숫자가 문자 형식으로 저장되어 있지 않은지
• 주문 금액 열에 제목이나 메모가 섞여 있지 않은지
• 숫자와 빈 문자열을 반환하는 수식이 함께 들어 있지 않은지

계산 방법을 직접 변경하려면 값 영역에 있는 ‘개수: 주문 금액’의 화살표를 누른 뒤 ‘값 필드 설정’을 선택합니다.

그다음 ‘값 요약 기준’에서 ‘합계’를 선택합니다.

엑셀 버전에 따라 ‘값 요약 기준’, ‘값 요약 방식’ 등 메뉴 이름이 조금 다르게 표시될 수 있습니다.

다만 문자로 저장된 숫자가 많다면 설정만 합계로 변경하기보다 원본 데이터의 형식을 먼저 바로잡는 것이 좋습니다.

7. 주문 금액에 천 단위 구분 기호 표시하기

피벗테이블의 주문 금액이 5350000처럼 표시된다면 숫자 서식을 적용할 수 있습니다.

피벗테이블 안의 금액 셀을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 다음과 같이 진행합니다.

값 필드 설정 → 표시 형식 또는 숫자 서식

숫자 형식을 선택하고 천 단위 구분 기호를 적용하면 다음과 같이 표시됩니다.

5,350,000

피벗테이블에서는 일반 셀 한두 개에만 서식을 적용하기보다 값 필드 설정에서 숫자 서식을 지정하는 편이 좋습니다.

피벗테이블의 행이나 열 구성이 바뀌더라도 주문 금액 필드 전체에 같은 표시 형식을 적용할 수 있기 때문입니다.

8. 피벗테이블 필드 목록이 보이지 않을 때

피벗테이블을 만든 뒤 오른쪽의 필드 목록이 보이지 않는 경우가 있습니다.

먼저 피벗테이블 안의 셀을 선택합니다.

피벗테이블 밖의 일반 셀을 선택하면 관련 메뉴와 필드 목록이 보이지 않을 수 있습니다.

그래도 필드 목록이 나타나지 않는다면 다음 경로를 확인합니다.

피벗 테이블 분석 → 필드 목록

피벗테이블의 행·열·값 배치를 변경하려면 필드 목록이 필요하므로, 먼저 피벗테이블 안의 셀이 선택되어 있는지 확인하는 것이 좋습니다.

피벗테이블과 SUMIF 함수의 차이

SUMIF·SUMIFS와 피벗테이블은 모두 조건에 맞는 합계를 구할 수 있지만 사용하는 방식은 다릅니다.

하고 싶은 작업	적합한 방법
정해진 셀에 합계 결과를 계속 표시	SUMIF·SUMIFS
담당·제품 등 기준을 바꿔가며 분석	피벗테이블
원하는 보고서 양식에 결과 배치	함수
여러 항목을 빠르게 교차 비교	피벗테이블
입력값에 따라 계산 결과 자동 표시	함수
많은 데이터를 한눈에 요약	피벗테이블

함수는 결과가 표시될 셀과 계산 조건을 직접 지정할 수 있어 정형화된 업무 서식에 적합합니다.

피벗테이블은 분석 기준을 자주 바꾸거나 여러 항목의 실적을 한눈에 비교할 때 편리합니다.

어느 한쪽이 항상 더 좋은 것은 아니며, 업무 자료의 목적에 따라 함수와 피벗테이블을 함께 사용할 수도 있습니다.

핵심 내용 정리

피벗테이블을 만드는 기본 순서는 다음과 같습니다.

1. 한 행에 한 건씩 원본 데이터를 정리합니다.
2. 모든 열에 제목을 입력합니다.
3. 가능하면 원본 범위를 엑셀 표로 변환합니다.
4. 원본 안의 셀을 선택합니다.
5. 삽입 → 피벗 테이블을 선택합니다.
6. 새 워크시트에 피벗테이블을 만듭니다.
7. 행·열·값 영역에 필요한 필드를 배치합니다.
8. 금액이 개수로 표시되면 원본의 숫자 형식을 확인합니다.
9. 값 필드 설정에서 천 단위 숫자 서식을 적용합니다.

이번 예제의 필드 배치는 다음과 같습니다.

• 행: 담당
• 열: 제품
• 값: 주문 금액

피벗테이블은 단순히 전체 합계를 구하는 기능이 아닙니다.

같은 원본 데이터를 담당별·제품별로 나누고, 각 항목의 합계와 전체 실적을 빠르게 비교할 수 있는 분석 도구입니다.

처음에는 행·열·값 영역이 낯설 수 있지만, 작은 예제에서 필드를 직접 옮겨보면 구조를 이해하기 어렵지 않습니다.

다음 글에서는 피벗테이블에 필터를 적용하고, 합계·개수·평균 계산 방식을 변경하는 방법을 알아보겠습니다. 또한 원본 데이터가 추가되었을 때 피벗테이블을 새로 고치고 새 행까지 반영하는 방법도 함께 정리하겠습니다.

참고 자료

• Microsoft Support, 피벗테이블을 만들어 워크시트 데이터 분석하기
• Microsoft Support, 엑셀 표 만들기 및 서식 지정